1. Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen

Wie in den Vorjahren weise ich an dieser Stelle darauf hin, dass es wieder einmal Zeit ist, die Registratur zu aktualisieren.

Gemäß § 147 Abgabenordnung sind Buchhaltungsunterlagen zehn bzw. sechs Jahre aufzubewahren. Nach dem 31. 12. 2009 können deshalb folgende Unterlagen vernichtet werden:

a) Zehnjährige Aufbewahrungsfrist:

· Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw., in denen die letzte Eintragung 1999 und früher erfolgt ist

· Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die 1999 oder früher aufgestellt wurden sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen

· Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Kontoauszüge, Lohn-und Gehaltslisten) aus dem Jahr 1999 

Bei EDV -gestützten Buchführungssystemen müssen während der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar und lesbar gemacht werden können. Das bedeutet, bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV darauf zu achten, die bisherigen Daten in das neue System zu übernehmen oder die bisher verwendeten Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorzuhalten.

b) Sechsjährige Aufbewahrungsfrist:

· Lohnkonten und Unterlagen zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2003 oder früher (§ 41 Abs. 1 EStG)

· Empfangene und abgesandte Handels-oder Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2003 und früher

· sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2003 oder früher

Der Aufbewahrungszeitraum beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar und der Jahresabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Bitte beachten Sie §§ 169,170 der Abgabenordnung. Danach ist die Vernichtung von Unterlagen unabhängig von den oben dargestellten Aufbewahrungsfristen dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist. Ihr Steuerberater kann Ihnen hierzu sicher eine verbindliche Auskunft geben.

2. Bilanzierung in der Krise 

Zum 31.12.2009 werden zahlreiche Unternehmen einen Jahresabschluss aufstellen, der wesentlich schlechter aussieht, als der Jahresabschluss zum 31.12.2008. Der Grund dafür ist häufig die Finanz-und Wirschaftskrise, in der sich unser Land und auch unsere Region seit dem Jahr 2009 befindet. Im Zuge der Aufstellung des Jahresabschlusses sind zwei Aspekte ganz besonders zu berücksichtigen. Einerseits die Darstellung der Vermögens-und Ertragslage und andererseits die Auswirkung auf die Finanzlage des Unternehmens. Zur Dämpfung des negativen Eindruckes, den die Außenstehenden, z.B. Banken und Lieferanten, haben könnten, sollten Sie handels-und/oder steuerrechtlich zulässige Bilanzierungswahlrechte prüfen. Einige wenige davon sollen an dieser Stelle skizziert werden. Diese möchte ich unterteilen in solche, die zum einen durch steuerliche Maßnahmen Liquiditätspotential schaffen und zum anderen Verlustausweise verhindern oder vermindern.

Liquiditätswirksame Maßnahmen

  1. Herabsetzung von Steuervorauszahlungen Sobald sich die Ertragssituation eines Unternehmens verschlechtert, kommt ein Antrag auf Herabsetzung von Steuervorauszahlungen in Frage. Dadurch ergeben sich unverzüglich Liquiditätsvorteile. Werden Steuererstattungen erwartet, sollte die Steuererklärung für das Jahr 2009 so früh wie möglich eingereicht und auf eine Veranlagung gedrängt werden.
  2. Nutzung laufender und vorzutragender Verluste Sollte sich für das Jahr 2009 ein Verlust ergeben, so bietet sich ebenfalls die unverzügliche Aufstellung des Jahresabschlusses und der entsprechenden Steuererklärung an, um einen Verlustrücktrag nach § 10 d Abs. 1 EStG auf das Jahr 2008 vorzunehmen. Der kann bei einzelveranlagten Steuerpflichtigen und bei Kapitalgesellschaften immerhin bis zu € 511.500 betragen. Für zusammenveranlagte Steuerpflichtige verdoppelt sich dieser Betrag auf € 1.023.000. Sollte ein Rücktrag möglich und sinnvoll sein, weil bereits für 2008 Gewinne versteuert wurden, so dürfen Sie mit einer Erstattung von Steuern rechnen. Alle nicht auf diesem Weg ausgeglichenen Verluste dürfen nach § 10 d Abs. 2 EStG in den folgenden Veranlagungszeiträumen bis zu einem Gesamtbetrag der Einkünfte von € 1,0 Mio. unbeschränkt, darüber hinaus bis zu 60 % des 1,0 Mio. übersteigenden Einkommens abgezogen werden. Dies führt zwar nicht sofort, aber doch im folgenden Jahr zu geringeren Abflüssen für Steuerzahlungen. Auch die festzusetzenden Vorauszahlungen des laufenden Jahres können durch diese Maßnahme vermindert werden.

 

Nutzung von Ansatz-und Bewertungswahlrechten zur Verbesserung der Ertrags-und Vermögensdarstellung der Gesellschaft

1. Um Verlustvorträge im Rahmen der Mindest-Ist-Besteuerung zu nutzen (vgl. § 10 d Abs. 2 EStG, wie oben beschrieben), können in den Verlustentstehungsjahren sogenannte „Loss Refresher“-Gestaltungen eingesetzt werden. Das bedeutet nichts anderes, als ertragswirksam Gewinne direkt mit laufenden Verlusten zu verrechnen. Im optimalen Fall werden diese Gewinnrealisierungen in den Folgejahren neuen steuerlichen Aufwand erzeugen. Dieser Effekt entsteht zum Beispiel bei Wertaufholungen im Sinne von § 6 Abs. 1 Nr. 1 Satz 4 EStG. Eine Wertaufholung ist dann „erforderlich“, wenn der Grund für eine in den Vorjahren gebildete Teilwertabschreibung weggefallen ist. Das setzt natürlich eine plausible Begründung voraus.

2. Zur Verbesserung des Bilanzbildes kann auch die Auflösung von in den Vorjahren gebildeten stillen Reserven in Betracht gezogen werden. Dabei ist jedoch zu berücksichtigen, dass Bewertungs-und Ansatzwahlrechte nicht ohne weiteres geändert werden dürfen, da das Gebot der Stetigkeit (§ 252 Abs. 1 Nr. 6 HGB) willkürliche Veränderung von Ansatz-und Bewertungsverfahren einschränkt. In den Vorjahren gebildete Sonderposten mit Rücklagenanteile können immer aufgelöst werden. Sie sind kritisch daraufhin zu untersuchen, ob sie noch erforderlich sind.

3. Neben den Ansatz-und Bewertungswahlrechten ergibt sich ein erhebliches Gestaltungspotential durch die Auflösung von Schätzreserven. Immer dann, wenn die Bewertung unter Unsicherheit erfolgt, können Schätzungen genutzt werden, um stille Reserven zu legen oder eben aufzulösen. Insbesondere betrifft das die Bewertung von Forderungen, von Vorräten, hier insbesondere im Zuge der Bewertung langfristiger Fertigung und die Bewertung von Rückstellungen.

Es würde zu weit führen, die darüber hinaus möglichen Ansatz-und Bewertungswahlrechte zu erläutern. Hierzu sollten Sie ein ausführliches Gespräch mit Ihrem Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer führen. Das gilt auch für den Fall, dass Sie sich mit dem Gedanken tragen, freiwillig zum 31. 12. 2009 die Regeln des BilMoG anzuwenden. Auch das ist eine Option, das Bilanzbild zu gestalten.