Archive prüfen & Körperschaftsteuer

Archive prüfen

Alljährlich im Januar ist wieder die Zeit, Platz in den Archiven zu schaffen und anhand der Aufbewahrungsfristen nach § 147 der Abgabenordnung Akten zu vernichten.

Die geplanten Verkürzungen der Aufbewahrungszeiträume sind für dieses Jahr (bisher) wieder nicht beschlossen worden. Es gilt sich weiterhin nach den bekannten 10 beziehungsweise 6 jährigen Fristen für Steuerunterlagen zu richten.

Es ist zu beachten, dass die 10 jährige Aufbewahrungsfrist erst mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, indem die letzten Arbeiten am betreffenden Wirtschaftsjahr erfolgt sind. So erstellen Sie Ihren Jahresabschluss für 2013 im Jahr 2014. Damit beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Jahres 2014 und Sie dürfen die Unterlagen für 2013 erst ab dem 01.01.2025 entsorgen.

Sie können im Jahr 2014 folgende Unterlagen vernichten:

a)      zehnjährige Aufbewahrungsfrist:

  • Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw., in denen die letzte Eintragung 2003 und früher erfolgt ist
  • Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die 2003 oder früher aufgestellt worden sind sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
  • Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltslisten) aus dem Jahr 2003

b)     sechsjährige Aufbewahrungsfrist:

  • Lohnkonten und Unterlagen zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2007 oder früher (§ 41 Abs. 1 EStG)
  • empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2007 und früher
  • sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2007 oder früher

 

Bei elektronischen Buchführungssystemen müssen während der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar und lesbar gemacht werden können.

Bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV ist darauf zu achten, die bisherigen Daten in das neue System zu übernehmen oder die dafür verwendeten Programme und die Hardware für den Zugriff auf die alten Daten, gegebenenfalls in einer virtuellen Umgebung, weiter vorzuhalten.

Bitte beachten Sie die §§ 169, 170 der Abgabenordnung. Danach ist die Vernichtung von Unterlagen, unabhängig von den oben dargestellten Aufbewahrungsfristen, nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist. Ihr Steuerberater kann Ihnen hierzu sicher Auskunft geben.

 

Aktuelles zum Steuerrecht

Körperschaftsteuer: Anerkennung inkongruenter Gewinnausschüttungen

Bei Aktiengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung erfolgen die Ausschüttungen im Grundsatz nach den Beteiligungsverhältnissen bzw. den Stimmrechten.

In der Praxis verständigen sich die Gesellschafter auch zu abweichenden Ausschüttungsverhältnissen. Die Gründe dafür sind vielfältig und abhängig davon, welches Ziel die Gesellschafter mit der abweichenden Gewinnverwendung erreichen wollen.

Es bietet sich beispielsweise an, der Mehr- oder Minderarbeit von Gesellschaftern Rechnung zu tragen und dem Arbeitseinsatz entsprechend die Ausschüttung zu steuern.

Der Bundesfinanzhof bestätigte die Anerkennung der von den Beteiligungsverhältnissen abweichenden inkongruenten Gewinnausschüttungen und inkongruenten Wiedereinlagen steuerrechtlich in ständiger Rechtsprechung.

Sie sind grundsätzlich auch dann nicht gestaltungsmissbräuchlich, wenn andere als steuerliche Gründe für solche Maßnahmen nicht erkennbar sind (z.B. Urteil v. 19.8.1999 – I R 77/96).

Das Bundesfinanzministerium hat zur steuerlichen Anerkennung dieser abweichenden Gewinnausschüttungen mit Schreiben vom 17. Dezember 2012 Stellung genommen (BMF online).

Es wird in dem Schreiben zwischen GmbHs und Aktiengesellschaften unterschieden.

Für Gesellschaften mit beschränkter Haftung ist zu beachten:

  • Es wurde im Gesellschaftsvertrag im Sinne des § 29 Absatz 3 Satz 2 GmbHG ein anderer Maßstab der Verteilung als das Verhältnis der Geschäftsanteile im Gesellschaftsvertrag festgesetzt.
    Für eine nachträgliche Satzungsänderung zur Regelung einer ungleichen Gewinnverteilung ist gemäß § 53 Absatz 3 GmbHG die Zustimmung aller beteiligten Gesellschafter erforderlich.
  • Oder: Die Satzung enthält statt eines konkreten Verteilungsmaßstabs eine Vereinbarung, nach der alljährlich mit Zustimmung der beeinträchtigten Gesellschafter oder einstimmig über eine von der satzungsmäßigen Regelung abweichende Gewinnverteilung beschlossen werden kann.
    Der Beschluss muss mit der in der Satzung bestimmten Mehrheit gefasst worden sein.

Für Aktiengesellschaften wird folgendes vorausgesetzt:

  • In der Satzung wurde nach § 60 Absatz 3 AktG ein vom Verhältnis der Anteile am Grundkapital (§ 60 Absatz 1 AktG) abweichender Gewinnverteilungsschlüssel festgelegt.
    Für eine nachträgliche Satzungsänderung zur Änderung der Gewinnverteilung ist gemäß § 179 Absatz 3 AktG die Zustimmung der benachteiligten Aktionäre notwendig.
  • Enthält die Satzung nur eine Öffnungsklausel für eine von der gesetzlichen Gewinnverteilung abweichende Verteilung, ist diese für die Wirksamkeit einer inkongruenten Gewinnausschüttung nicht ausreichend.

Ein Missbrauch liegt nach Ansicht des BMF vor, wenn eine unangemessene Gestaltung gewählt wird, die im Vergleich zu einer angemessenen Gestaltung zu einem gesetzlich nicht vorgesehenen Steuervorteil führt.

Von einem solchen Missbrauch ist bei Vereinbarung einer abweichenden Gewinnausschüttung nicht auszugehen, wenn wirtschaftlich vernünftige und außersteuerliche Gründe nachgewiesen werden.

Den Verdacht für eine unangemessene Gestaltung kann die Finanzverwaltung aufkommen lassen, wenn die Gewinnverteilungsabrede nur kurzzeitig gilt oder wiederholt geändert wird.