Digitale Fahrtenbücher & Aufbewahrungsfristen

1. Digitale Fahrtenbücher

Die Digitalisierung ist aus unserem Leben kaum noch zu verbannen. Für den einen ist es Last, für den andern ein wichtiges Instrument für die tägliche Arbeit.

Fahrtenbücher werden noch überwiegend mit der Hand geschrieben. Dabei ist es in der Praxis meist nicht leicht, die Voraussetzungen für die Anerkennung zu erfüllen. Die Aufzeichnungen haben

• einzeln,
• zeitnah, am besten im Fahrzeug,
• lückenlos,
• in geschlossener Form (gebunden, keine losen Blätter),
• manipulationssicher (Änderungen müssen lesbar nachvollzogen werden können),
• lesbar und
• mit 10 Jahren Aufbewahrungsfrist

zu erfolgen. Bei Fahrtenbuchprüfungen durch das Finanzamt werden in den uns bekannten Fällen regelmäßig Fehler festgestellt. Drei kleine Fehler duldet der Fiskus, ab vier Fehlern wird das Fahrtenbuch verworfen. Meist sind es Flüchtigkeits- oder Wiederholungsfehler, die im Alltag gar nicht bemerkt werden. Oder das Fahrtenbuch ist zu ordentlich geschrieben, so wird schnell unterstellt, es sei nachgeschrieben worden.

All dies nehmen wir zum Anlass Ihnen zu raten, über ein digitales Fahrtenbuch nachzudenken. Bei professionellen Lösungen werden die oben genannten Punkte bereits von der EDV erfüllt und umgesetzt. Vor der Einführung einer Softwarelösung sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater. Nicht alle Lösungen, die angeboten werden, erfüllen langfristig die steuerlichen Normen.

 

2. Aufbewahrungsfristen

Mit Beginn des neuen Jahres sollten die Archive gesichtet und unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Unterlagen vernichtet werden, die Sie nicht mehr benötigen. Ebenso prüfen Sie bitte die neu ins Archiv eingebrachten Unterlagen auf ihre Haltbarkeit. Thermopapierbelege sind zu kopieren oder einzuscannen.

Handels- (§§ 257 ff. HGB) und Steuerrecht (§ 147 AO) sehen grundsätzlich zwei Fristen vor:

• 10 Jahre
• 6 Jahre.

Vorhaben in den Gesetzgebungsverfahren diese Fristen zu verkürzen sind mehrmals in den vergangenen Jahren nicht umgesetzt worden.

Beachten Sie auch, dass die 10-jährige Aufbewahrungsfrist erst mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die letzten Arbeiten am betreffenden Wirtschaftsjahr erfolgt sind. So erstellen Sie Ihren Jahresabschluss für 2018 im Jahr 2019. Damit beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Jahres 2019 und Sie dürfen die Unterlagen für 2018 erst ab dem 01.01.2030 entsorgen.

Sie können im Jahr 2019 folgende Unterlagen vernichten:

a) zehnjährige Aufbewahrungsfrist:

• Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw., in denen die letzte Eintragung 2008 und früher erfolgt ist.
• Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die 2008 oder früher aufgestellt worden sind sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen.
• Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltslisten) aus dem Jahr 2008.

b) sechsjährige Aufbewahrungsfrist:

• Lohnkonten und Unterlagen zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2012 oder früher (§ 41 Abs. 1 EStG).
• Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2012 oder früher.
• Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2012 oder früher.

Bei elektronischen Buchführungssystemen müssen während der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar und lesbar gemacht werden können.

Bitte beachten Sie die §§ 169, 170 der Abgabenordnung. Danach ist die Vernichtung von Unterlagen, unabhängig von den oben dargestellten Aufbewahrungsfristen, nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist. Ihr Steuerberater kann Ihnen hierzu sicher Auskunft geben.

Rechnungen für Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück müssen vom Leistungsempfänger, wenn er kein Unternehmer ist oder als Unternehmer die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich bezogen hat, zwei Jahre aufbewahrt werden. Alternativ ist der Zahlungsbeleg oder eine sonstige beweiskräftige Unterlage aufzubewahren.